Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản nhất

Đối với hoạt động của các công ty, sự hiện diện của bảng chấm công là rất cần thiết. Tuy nhiên, khá nhiều người chưa biết cách làm bảng chấm công hoàn chỉnh nhất. Nếu việc chấm công không được thực hiện đầy đủ sẽ gây ra những thiếu sót không đáng có trong công tác quản lý nhân sự. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công trong Excel đơn giản và hiệu quả nhé!

Những thông tin cần có trên 1 bảng chấm công

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công, tuy nhiên để tìm được một chiếc máy chấm công đơn giản và đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý nhân viên trong công ty thì không hề đơn giản.

Cách làm bảng chấm công
Cách làm bảng chấm công

Những gì được yêu cầu trên bảng chấm công hàng ngày sẽ bao gồm những điều sau:

  • Tên công ty
  • Mã nhân viên
  • Tên của nhân viên
  • Ngày hẹn giờ
  • Giờ khởi hành
  • Thời gian ra vào làm
  • Tổng số giờ công
  • Giờ đặc biệt
  • Xác nhận nhân viên
  • Ghi chú (nếu có)

Xác định mô hình bảng chấm công nhân viên

Thông thường, bảng chấm công trong file excel gồm 13 sheet, mỗi sheet sẽ tương ứng với 1 tháng bao gồm cả 12 tháng và sheet còn lại sẽ là danh sách nhân viên các phòng ban trong công ty.

Bảng chấm công phải ghi rõ ràng, đầy đủ ngày nghỉ trong tháng, trong hai ngày nghỉ lễ thứ bảy và chủ nhật được sử dụng màu sắc không trùng với các ngày khác. Tên của nhân viên được đưa vào bảng chấm công và sẽ bị xóa khỏi danh sách nhân viên của công ty.

Mỗi ngày sẽ được tính cho các nhân viên và cuối tháng sẽ tính tổng số nhân viên trong tháng đó, ký hiệu thời gian của mỗi người sẽ khác nhau và thống nhất trong 12 tháng tính thời gian. Ngoài ra, chúng ta có thể thực hiện liên kết giữa các tháng với nhau để dễ thao tác hơn.

Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel
Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel

Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản nhất

Dưới đây là các bước hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel:

Tạo ngày tháng năm trong bảng excel

Để tạo ngày tháng năm trong bảng chấm công trước hết bạn cần xác định được năm chấm công.

Ví dụ: Cột D1 xác định ngày tháng năm chấm công của năm 2015 thì bạn sẽ sử dụng hàm: =date($D$1;1;1).

Hàm date được sử dụng để xác định, ngày, năm dựa trên giá trị. Thay vì tiến hành nhập ngày, tháng, năm một cách thủ công thì hãy sử dụng hàm này để tránh sai sót xảy ra.

Sau khi nhập thêm hàm, tiếp theo tại ô B4: Nháy chuột chọn Format Cell/ Custom/ nhập giá trị như sau: [ tháng “mm” năm “yyyy” ] vào ô bên phải sau đó nhấn ok.

Tiếp tục tại ô ngày 1 (ô E9 bạn sẽ nhập =b4 để thiết lập ngày đầu tiên trong tháng.

Sau đó tại ô F9, cần nên nhập =e9+1 để xác định ngày tiếp theo trong tháng.

Sau đó, bạn chỉ cần sao chép công thức trong ô F9 sang các ô liền kề, lên đến ô thứ 31 (ô AI9). Thao tác sao chép có thể được thực hiện thông qua 2 cách sau:

  • Cách 1: Đánh dấu từ ô F9 đến ô AI9, nhấn Ctrl + R
  • Cách 2: Nháy chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí chấm đen trong ô sao cho trỏ chuột chuyển thành dấu +, sau đó rê chuột đến ô AI9 và thả

Làm tối ô E9 thành ô AI9, rồi chọn Format cell/ Custom. Trong phần Type, nhập từ “dd” và sau đó nhấp vào OK (chỉ hiển thị số ngày).

Nếu bạn muốn tạo hàm Weekend hãy làm như sau:

Nhập hàm ở ô E10: =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”chủnhật”;”T.hai”,”T.ba”,”T.tư”;”T.năm”,”T.sau”;”T.bay”.

Trong đó:

WEEKDAY (E9): Lấy giá trị của ngày trong tuần từ ô E9. Nếu nội dung của hàm WEEKDAY không ghi rõ thứ tự các ngày trong tuần thì nó sẽ được trả về theo thứ tự chủ nhật, thứ 2, 3… thứ 7 (SUN là ngày bắt đầu, kết thúc là ngày thứ 7), và trả về các giá trị từ 1 đến 8.

Hàm chọn giá trị trả về giá trị đầu tiên của hàm là giá trị được chọn cho cơ sở được chỉ định. Các giá trị sau là nội dung được trả về, tương ứng với giá trị được chọn đầu tiên.

Theo bảng trên, vào ngày 1 tháng 1 năm 2014, khi sử dụng hàm Weekday, giá trị sẽ được trả về là 4, khi sử dụng hàm Choose với thứ tự tương ứng là chủ nhật, thứ hai, thứ ba… thứ bảy, giá trị 4 sẽ tương ứng với căn phòng. Vì hàm Weekday không tự trả về các thứ bằng tiếng Việt nên chúng ta phải kết hợp nó với hàm select để lấy nội dung của tuần.

Sau đó, chỉ cần sao chép công thức trong ô E10 để dán vào các ô tiếp theo bên phải, tối đa ô AI10 (ngày 31).

Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản nhất
Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản nhất

Tạo các ký hiệu chấm công

Ký hiệu chấm công giúp bạn có một quy tắc dễ hiểu và dễ nhìn về điều kiện chấm công của nhân viên (ngày làm việc, ngày nghỉ phép, ngày không nghỉ phép, …)

Một số ký hiệu thời gian cơ bản:

  • Lương sản phẩm: SP
  • Ngày công khai thực tế: x
  • Ốm đau, điều dưỡng: Ồ
  • Nghỉ nửa ngày công: v
  • Con ốm: Cô
  • Sản phụ: Dr.
  • Tai nạn: T
  • Nghỉ phép: P
  • Nghỉ không lương: K

Ngoài ra, tùy theo đặc thù của doanh nghiệp mà bạn có thể sử dụng và thêm các ký hiệu chấm công cho phù hợp.

Tạo các hàm chấm công tự động

Cột ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11 nên sử dụng hàm như sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34).

Hàm này có ý nghĩa là đếm số lần giá trị xuất hiện tại ô G34 trong khoảng từ E11 đến AI11. Giá trị trong ô G34 là ký hiệu giờ hiện hành cho ngày làm việc, từ E11 đến AI11 là số ngày làm việc trong tháng của người đầu tiên.  AK11 (Nửa công việc) = countif ($ E 11: $ AI 11; $ G $ 35)

AL11 (Giấy phép trả phí) = countif ($ E 11: $ AI 11; $ G $ 36)

AM11 (nghỉ không lương) = countif ($ E 11: $ AI 11; $ G $ 37)

AN11 (nghỉ ốm, nghỉ thai sản) = countif ($ E 11: $ AI 11; $ G $ 38)

Tổng khối lượng công việc sẽ được tính toán dựa trên yêu cầu tính toán của đơn vị.

Ví dụ: Ta có: Tổng ngày công= Ngày công thực tế + nửa ngày công * 0.5 + Nghỉ có hưởng lương + ốm, thai sản.

Một số vấn đề cần lưu ý với cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel

Trước khi bắt đầu làm bảng chấm công trong Excel, việc đầu tiên chúng ta cần làm là hình dung bảng chấm công bao gồm những yếu tố nào, chẳng hạn như bao gồm những yếu tố nào: số trang, cách thức hoạt động của bảng chấm công, nội dung của bảng chấm công,… Khi đó chúng ta sẽ dễ dàng hơn trong việc lập bảng chấm công.

Ngoài ra, để việc chấm công đơn giản và chính xác hơn thì chúng ta phải sử dụng các hàm công thức trong Excel, chẳng hạn như để tính công việc thực tế của nhân viên thì chúng ta có thể sử dụng hàm count để đếm tổng số ngày làm việc theo điều kiện. Tổng số ngày làm việc sẽ được tính dựa trên yêu cầu tính toán của từng đơn vị, ví dụ có thể tính như sau:

Tổng số ngày làm việc = Số ngày làm việc thực tế + Nửa ngày nghỉ x 0,5 + Ốm đau, thai sản.

Sau khi đặt công thức cho một nhân viên, chúng tôi có thể sao chép công thức này cho những nhân viên còn lại.

Trên đây là hướng dẫn cách làm bảng chấm công cơ bản và đơn giản nhất. Cũng sẽ có những bảng chấm công với nội dung và cách làm phức tạp hơn mà bạn có thể tìm hiểu thêm trong các bài viết sau. Hy vọng rằng với những thông tin mà thietbichamcong.com.vn chia sẻ bạn có thể tự lập bảng chấm công dựa trên các hướng dẫn đã nêu ở trên.

Tag