Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay đầy đủ nhất

Máy chấm công là thiết bị khá quen thuộc đối với các công ty, doanh nghiệp, nhà xưởng,… Nó giúp người quản lý dễ dàng theo dõi chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên để từ đó có thể tính tiền lương một cách chuẩn xác nhất. Tuy nhiên, với những người lần đầu tiếp cận thì sẽ không biết cách sử dụng máy chấm công vân tay như thế nào? Chính vì vậy, ngay trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng chi tiết và đầy đủ nhất.

Máy chấm công bằng vân tay hiện đại
Máy chấm công bằng vân tay hiện đại

Cách cài đặt máy chấm công vân tay

Sau đây là các bước hướng dẫn mà bạn có thể thực hiện theo để cài đặt cấu hình cho máy chấm công vân tay tại công ty, doanh nghiệp của bạn:

  • Bước 1: Lắp đặt máy chấm công lên tường tại nơi ra vào và đảm bảo thuận tiện cho việc check in/out.
  • Bước 2: Nối dây cáp mạng LAN từ máy chấm công vân tay đến bộ chia mạng của công ty (modern, router,..) và cắm adapter để lấy nguồn điện cho máy bắt đầu hoạt động.
  • Bước 3: Kiểm tra địa chỉ IP của mạng LAN đang sử dụng trên máy tính và dùng nó để cài phần mềm chấm công, bằng cách mở run -> gõ CMD -> nhấn enter. Trong cửa sổ ipconfig sẽ hiện lên dải IP của máy tính.
  • Bước 4: Xác định số IP để cài đặt cho máy chấm công thông qua IP của máy tính. Số cuối cùng trong IP của máy chấm công không được trùng với bất kỳ máy tính nào được kết nối cũng như là tất cả máy tính trong mạng LAN của công ty.
cách cài đặt máy chấm công vân tay
Địa chỉ IP máy tính được hiển thị trong cửa sổ ipconfig

Ví dụ: Nếu IP máy tính của bạn là 192.168.1.106, số cuối IP máy tính là 116. Lúc này, bạn sẽ đặt địa chỉ IP cho máy chấm công của bạn là 192.168.1.222, số 222 này phải đảm bảo là chưa có bất máy tính hay thiết bị nào đang dùng.

  • Bước 5: Cài đặt IP cho máy chấm công bằng cách nhấn giữ phím M/OK cho đến khi vào được Menu của máy chấm công. Chọn “thiết lập liên kết” -> Chọn “Mạng” hoặc “Ethernet” -> Nhập địa chỉ IP cho máy chấm công -> Chọn M/OK để lưu và hoàn thành.

Chức năng các phím trên máy chấm công vân tay

Để biết cách sử dụng máy chấm công vân tay thuận lợi và hiệu quả, bạn cần hiểu rõ về chức năng của các phím có trên máy.

chức năng trên phím máy chấm công vân tay
Mỗi phím trên máy chấm công vân tay sẽ có những chức năng khác nhau
  • Các phím số từ 0 – 9: Dùng để đặt ID hoặc thể hiện các chữ cái tương ứng để đặt tên cho nhân viên.
  • Phím ESC: Dùng để quay lại Menu hoặc trở về màn hình chính.
  • Phím M/OK: Dùng để đăng nhập vào Menu chính và tùy chỉnh các mục thêm/sửa/xóa trong “Quản lý nhân viên”.
  • Các phím hình tam giác: Dùng để điều hướng lên xuống/trái phải.

Cách thiết lập các tính năng của máy chấm công vân tay

Sau khi thực hiện xong cách cài đặt máy chấm công vân tay theo hướng dẫn trên, bạn có thể điều chỉnh và cài đặt các tính năng cho máy phù hợp với nhu cầu sử dụng như sau:

  • Đăng ký admin: Chọn Menu -> Quản lý người dùng -> Đăng ký quản trị -> Đăng ký dấu vân tay -> Giám sát/ Người đăng/ Quản trị.
  • Chỉnh/Thay đổi thời gian, ngôn ngữ: Chọn Menu -> Tùy chỉnh -> Sửa hệ thống -> Ngày giờ, ngôn ngữ.
  • Khởi động lại hệ thống/xóa dữ liệu chấm công/Chỉnh âm lượng: Chọn Menu -> Tùy chỉnh -> Sửa hệ thống -> Chọn nâng cấp -> Chọn khởi tạo/Xóa lần nhập/Âm lượng.
  • Xóa hết dữ liệu/admin trên máy: Chọn Menu -> Tùy chỉnh -> Sửa hệ thống -> Chọn nâng cấp -> Xóa hết dữ liệu/Bỏ quản trị.
  • Idle Min (thời gian tắt màn hình): Chọn Menu -> Tùy chỉnh -> Quản lý nguồn -> Tạm nghỉ màn hình.
  • Mã thiết bị/Địa chỉ IP/Gateway: Chọn Menu -> Tùy chỉnh -> Chọn cổng -> Mã thiết bị/Địa chỉ IP/Gateway
  • Địa chỉ IP Webserver, thông tin Port Server: Chọn Menu -> Tùy chỉnh -> Chọn cổng -> Địa chỉ Web, Web port
  • Recheck Min (kiểm tra thời gian điểm danh lần 2): Chọn Menu -> Tùy chỉnh -> Sửa truy cập -> Thời gian kiểm tra.
  • Tải dữ liệu chấm công về USB: Chọn Menu -> Ql} USB -> Đổi dữ liệu/tải về máy tính
  • Tải lên/xuống dữ liệu vân tay/thẻ: Chọn Menu -> Ql} USB -> Tải lên/xuống máy tính.
  • Seri/Mac Adr: Chọn Menu -> Thông tin hệ thống -> Thông tin sản phẩm -> Mã số máy/View MAC.
  • Alg/Firmware Version: Chọn Menu -> Thông tin hệ thống -> Thông tin sản phẩm -> Phiên bản mới/cũ.

Cách cài đặt vân tay cho nhân viên

Cách sử dụng máy chấm công vân tay khá đơn giản, chỉ với các bước sau đây là bạn có thể thao tác dễ dàng:

  • Bước 1: Vào phần menu của máy và tiến hành chọn “quản lý nhân viên” và nhấn chọn “OK”.
  • Bước 2: Vào phần nhân viên mới và nhấn “Đồng ý”
  • Bước 3: Đặt ID cho nhân viên, mỗi nhân viên sẽ tương ứng với một mã số riêng.
  • Bước 4: Chọn “Đăng ký vân tay” để tiến hành cài đặt vân tay cho nhân viên rồi nhấn “Đồng ý” .
  • Bước 5: Màn hình sẽ hiện ra phần nhấn để bạn đưa ngón tay áp vào khu vực lấy vấn tay và nhấn 3 lần. Khi màn hình hiển thị đã nhận diện được tức là việc cài đặt vân tay của bạn đã hoàn thành.
Thiết đặt vân tay trên máy chấm công cho nhân viên
Thiết đặt vân tay trên máy chấm công cho nhân viên

Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay

Bạn chỉ cần đặt tay lên phần cảm biến quét mã vân tay và chờ 1s để hệ thống xác định danh tính cũng như là chấm công cho bạn. Trong trường hợp không lấy được dấu vân tay, bạn có thể sử dụng dấu vân tay khác đã được đăng ký dự phòng trước đó hoặc lau sạch ngón tay và thử lại.

cách sử dụng máy chấm công vân tay
Chạm ngón tay vào vị trí quét cảm biến trong 1 giây

Lưu ý khi cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay

Máy chấm công vân tay là thiết bị mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Tuy nhiên, nhìn chung, cách cài đặt và sử dụng khá đơn giản nhưng bạn vẫn cần phải ghi nhớ một số lưu ý sau để việc sử dụng máy chấm công thuận lợi hơn:

Lưu ý khi lắp đặt 

  • Tìm hiểu và nắm vững cách sử dụng máy chấm công vân tay. Hãy gọi nhân viên kỹ thuật khi máy có sự cố.
  • Nên đặt máy ở vị trí phù hợp và thuận tiện nhất khi ra/vào cửa. Không nên lắp đặt máy ở ngoài trời hoặc những nơi có nguồn ánh sáng mạnh.
  • Dữ liệu vân tay và thông tin cá nhân của mỗi nhân viên phải được cài đặt chính xác trước khi bắt đầu sử dụng.
  • Thường xuyên vệ sinh và lau chùi máy bằng khăn mềm, nhất là ở phần quét vân tay phải cẩn thận và hạn chế trầy xước.
máy chấm công nên đặt tại nơi thuận tiện
Máy chấm công vân tay cần được lắp đặt tại nơi thuận tiện cho việc sử dụng

Lưu ý khi sử dụng 

  • Cần đảm bảo ngón tay sạch, không dính nước hay bất kỳ tạp chất nào trước đặt lên máy chấm công.
  • Đặt vân tay đúng vị trí quét của máy.
  • Khi có tín hiệu thông báo “Xin cảm ơn” nghĩa là bạn đã được nhận diện thành công.
  • Nên đăng ký từ 02 dấu vân tay trở lên để phòng tránh các sự cố bất ngờ.

Chúng tôi mong rằng qua bài viết trên đây sẽ giúp các bạn biết cách sử dụng máy chấm công vân tay từ cơ bản cho đến thành thạo. Nếu có bất kỳ vấn đề nào cần giải đáp thì hãy liên hệ ngay cho Thiết bị chấm công qua hotline 0936 017 939 để được hỗ trợ nhanh chóng.

Tag