Chấm công là gì? Các hình thức chấm công và ưu nhược điểm

Chấm công là công việc quan trọng mà bất kỳ nhân viên nào cũng phải thực hiện. Thông qua việc xác định thời gian, các nhà quản lý sẽ có được cái nhìn sâu sắc về quy trình thực hiện quy tắc của nhân viên và dễ dàng thực hiện các hoạt động trả lương hoặc khiển trách nếu cần. Vậy chấm công là gì? Có những hình thức chấm công nào phổ biến hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm chấm công là gì?

Chấm công là một hình thức khai báo về sự hiện diện tại chỗ làm. Đây là một việc làm quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty và những nơi sử dụng lao động. Quá trình chấm công sẽ được chủ doanh nghiệp hay bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được tình hình số ngày đi làm, số ngày nghỉ làm của mỗi nhân viên. Từ việc chấm công này, các bộ phận liên quan sẽ dễ dàng thực hiện các quy định nội quy của doanh nghiệp, hỗ trợ cho quá trình tính lương, thưởng hoặc phê bình nhân viên.

*** Xem ngay: https://thietbichamcong.com.vn/may-cham-cong.html

Một số hình thức chấm công được sử dụng phổ biến hiện nay

Hiện nay có nhiều hình thức chấm công khá đa dạng và phổ biến phải kể đến như:

Chấm công bằng thẻ giấy

Hình thức chấm công này sử dụng máy chấm công thẻ giấy để lưu lại các giữ liệu cần thiết khi chấm công. Mỗi lần chấm công nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy, sau đó máy sẽ in trực tiếp giờ lên thẻ. Mỗi giấy thẻ sẽ được chia thành các cột thời gian bắt đầu và kết thúc 3 ca (sáng, chiều, tăng ca) trong 31 ngày, khi sử dụng, người lao động toàn cầu cần thiết.

Ưu điểm chấm công bằng thẻ giấy

• Khi sử dụng hình thức chấm công này, các doanh nghiệp sẽ không mất thời gian quá lâu để check dấu vân tay, làm thẻ từ,… Ngoài ra, không cần kết nối với máy tính và không cần kết nối với dữ liệu.
• Thuận tiện cho doanh nghiệp khi không cần cài đặt và sử dụng cũng dễ dàng hơn.
• Tốc độ in của máy rất nhanh nên chỉ mất 1 giây cho cho mỗi lần chấm công.
• Có thể dễ dàng máy đến vị trí mong muốn mà không cần cần lắp đặt.
• Máy chấm công thẻ giấy thường  được tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm, giờ nghỉ,…
• Hình thức chấm công này ít tốn kém hơn so với việc chấm công bằng thẻ từ hay khuôn mặt,…

Nhược điểm chấm công bằng thẻ giấy

• Thời gian sử dụng thẻ chấm công này là một tháng và đòi hỏi nhân viên phải luôn mang theo bên mình và bảo quản cẩn thận mới có thể chấm công được.
• Chấm bằng thẻ giấy có thể xảy ra nhiều trường hợp gian lận, chấm bài lẫn nhau. Thường thì các công ty sẽ cần thêm 1 người giám sát để hạn chế tối đa hiện tượng này.
• Quá trình tổng hợp thông tin, dữ liệu phải thực hiện thủ công nên dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là rất chậm và mất nhiều công sức.

Chấm công bằng thẻ từ

Đối với phương pháp chấm công bằng thẻ từ  đòi hỏi phải trang bị máy chấm công bằng thẻ từ. Đặc biệt là mã số và các thông tin liên quan của người lao động sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chúng ta chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ thì tất cả các thông tin sẽ được lưu trong máy.

Ưu điểm chấm công bằng thẻ từ

• Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng chỉ mất khoảng 2 giây nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
• Dòng thẻ này được làm bằng nhựa nên dễ bảo quản hơn là thẻ giấy.
• Sử dụng cùng phần mềm chấm công nên cũng dễ dàng kết nối với máy tính xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tránh tối thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự và bộ phận kế toán.
• Có thể kết hợp với các chức năng kiểm soát cửa ra vào, chấm công bằng vân tay, chấm công bằng khuôn mặt,…
• Cần chuẩn bị bộ nguồn dự trữ đề phòng mất dữ liệu khi cúp điện.

Nhược điểm khi chấm công bằng thẻ từ

• Có thể thực hiện chấm công hộ một cách dễ dàng nếu không có người giám sát.
• Phát sinh thêm chi phí làm thẻ từ cho nhân viên
• Người lao động phải luôn mang theo thẻ.

Chấm công bằng nhân diện khuôn mặt

Phương pháp này yêu cầu các công ty phải trang bị máy chấm công mặt. Ứng dụng dựa trên các đặc điểm trên khuôn mặt để tự động so sánh, nhận dạng và xác định 1 đối tượng thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt được lưu trữ trước. Đây không phải là một công nghệ mới, thực tế từ sự phát triển và bùng nổ của công nghệ sinh trắc học, công nghệ nhận dạng khuôn mặt cũng được phát triển theo.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng khuôn mặt

• Khắc phục được các vấn đề phát sinh như: Quên thẻ, trầy xước vân tay,…
• Độ chính xác cao hơn, không thể gian lận hau chấm công hộ cho nhau.
• Tốc độ chấm công vô cùng nhanh và hiệu quả.
• Không phát sinh thêm các chi phí khác.
• Kết nối được với máy tính, usb,… cho việc xử lý dữ liệu được nhanh chóng hơn

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng khuôn mặt

• Chi phí để mua máy chấm công khá đắt
• Tốc độ xử lý hay báo lỗi hơn so với máy chấm công bằng dấu vân tay, thẻ, giấy.

Chấm công bằng dấu vân tay

Hình thức chấm công này cũng đòi hỏi nhà doanh nghiệp sử dụng máy chấm công điện tử bằng dấu vân tay đồng thời kết hợp với công nghệ xử lý thông tin phân tích dấu vân tay và kết hợp với công nghệ xử lý hình ảnh để xác minh danh tính rõ ràng của nhân viên.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng dấu vân tay

• Hạn chế gian lận vì dấu chân kỹ thuật số của mọi người là khác nhau
• Cung cấp độ chính xác cao
• Máy thực hiện thời gian nhanh chóng và chuyên nghiệp
• Nó cho phép trích xuất dữ liệu về các kỳ nghỉ, thời gian làm thêm, thời gian ra vào … linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
• Không phát sinh chi phí in thẻ từ giấy, chi phí bỏ ra ban đầu cũng rẻ hơn so với cách soi khuôn mặt, mống mắt.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng dấu vân tay

• Khi tay bạn bị ướt hay bị lạnh quá trình chấm công sẽ khó khăn hơn.
• Với những bộ phận chuyên sản xuất kim loại , hóa chất,… dấu vân tay rất dễ bị mòn và rất khó lấy dấu vân tay.

Chấm công bằng mống mắt

Chấm công bằng mống mắt là hình thức sử dụng công nghệ nhận dạng mống mắt ( Iris Recognition) và thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người nào đó dựa vaog một cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi bạn có đeo kính áp tròng.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt

• Đây được xem là hình thức chấm công hiện đại, tiên tiến nhất hiện nay, bởi chúng có độ chính xác tuyệt đối.
• Tốc độ xử lý nhanh chóng, thao tác thực hiện đơn giản và rất dễ sử dụng.
• Có tính năng bảo mật cực tốt

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt

Giá thành rất đắt so với các tính năng chấm công còn lại.

*** Thông tin thêm: https://thietbichamcong.com.vn/may-cham-cong-nhan-dien-khuon-mat.html

Chấm công bằng online

Hình thức chấm công này thường sử dụng phần mềm chấm công online có sẵn.

Ưu điểm chấm công online

• Người quản lý không cần tốn quá nhiều thời gian mà vẫn có thể chấm công hiệu quả
• Phần mềm linh hoạt cho từng doanh nghiệp, bạn có thể thay đổi một số tính năng của phần mềm khi nó được sử dụng trong các doanh nghiệp khác nhau.
• Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên
• Hệ thống phần mềm giúp định vị các công ty và doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính thời gian bắt đầu làm việc và kết thúc công việc khi nhận phòng tại địa điểm kinh doanh.

Nhược điểm chấm công online

• Yêu cầu máy tính phải luôn được kết nối mạng
• Phần mềm này đòi hỏi người lao động phải biết sử dụng phần mềm ứng dụng, máy tính,… Nhưng đối với các lao động phổ thông lớn tuổi thì sẽ gặp nhiều khó khăn khi sử dụng phần mềm chấm công online.

Mong rằng qua bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về chấm công là gì? Các hình thức chấm công và ưu nhược điểm của chúng. Nếu bạn đang quan tâm hay có nhu cầu sử dụng thì liên hệ ngay với thietbichamcong.com.vn để được tư vấn nhiệt tình qua số Hotline: 0936017939 – 0936318139.

Địa chỉ liên hệ:

• Chi nhánh Miền Nam:  26/2 Đường 702 Hồng Bàng – Phường 1 – Quận 11 – TPHCM.
• Chi nhánh Miền Trung: 24 Trần Văn Giáp – Hải Châu – Đà Nẵng.
• Chi nhánh Miền Bắc: Số 15B ngách 61/16 Lạc Trung – Phường Vĩnh Tuy – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội.

Tag