Hướng dẫn phân ca cho nhân viên bằng phần mềm chấm công Tas erp net

Hướng dẫn phân ca cho nhân viên bằng phần mềm chấm công Tas erp net

Để phần mềm chấm công có thể tính được công, tính được thời gian đi muộn về sớm, thời gian làm thêm thì bạn cần phân ca hoặc phân lịch trình ca cho nhân viên trên phần mềm chấm công. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách khai báo ca, phân ca, phân lịch trình ca cho nhân viên trên phần mềm chấm công TAS ERP NET.

1. Khai báo ca cho nhân viên

Để khai báo ca, từ menu bạn chọn Hệ thống -> Khai báo ca

Tại cửa sổ quản lý ca, bấm Tạo mới để thêm mới 1 ca làm việc:

– Mã ca: là tên viết tắt của được hiển thị trên các báo cáo và bảng phân ca.

– Lọai ca: là loại ca là việc mà bạn khai báo (ví dụ ca : hành chính, ca sang, ca chiều, ca tối)

– Loại công: là lạo công mà bạn muốn khai báo (ngày thường, làm thêm…)

– Cách chọn cặp vào ra: là phương thức chọn các cặp vào ra để tính giờ

+ Quẹt đầu quẹt cuối: là lấy lượt chấm đầu tiên và cuối cùng của các lượt chấm. Ví dụ 1 ngày nhân viên chấm công 5 lần, thì phần mềm sẽ tính công bằng cách lấy lần 1 và lần 5.

+ Vào đầu ra cuối: 1 ngày nhân viên chấm công 5 lần: 1- vào, 2-ra, 3- vào, 4-ra, 5-vào, thì phần mềm sẽ lấy lần 1 và lần 4, bỏ qua lần 5

+Tât cả các cặp vào ra: 1 ngày 1 nhân viên chấm công 5 lần thì sẽ lấy tổng thời gian vào ra của lần 1 và 2, 3 và 4, bỏ qua lần 5

– TG bắt đầu ca làm việc: là thời gian bắt đầu ca làm việc( Ví dụ bên bạn làm hành chính từ 8h-17h thì thời gian bắt đầu ca làm việc là 8h)

– TG kết thúc nửa ca đầu: là thời gian bắt đầu nghỉ giải lao giữa ca.

– TG quy định nửa ca đầu: là khoảng thời gian được tính bằng phút bắt đầu từ thời gian bắt đầu ca đến thời gian kết thúc nửa ca đầu.

– TG bắt đầu nửa ca sau: là thời gian kết thúc nghỉ giải lao giữa ca.

– TG kết thúc ca: là thời gian kết thúc ca làm việc.

– TG quy định nửa ca sau: là khoảng thời gian được tính bằng phút bắt đầu từ thời gian bắt đầu ca đến thời gian kết thúc nửa ca đầu.

– Mốc bắt đầu: là mốc thời gian bắt đầu quẹt thẻ của nhân viên trong ca này.

Ví dụ, giờ hành chính của công ty bắt đầu từ 8h sáng nhưng không phải tất cả các nhân viên chấm công đúng 8h , mà có người đến sớm có người đến muốn. Thời gian đó giành cho những nhân viên đến sớm hơn thời gian bắt đầu ca.

– Mốc kết thúc: là mốc thời gian cuối cùng mà nhân viên quẹt trong ca đó (chú ý

– Cho phép đi muộn: là khoảng thời gian cho phép đi muộn đầu ca của nhân viên.

– Cho phép về sớm: là khoảng thời gian cho phép về sớm khi kết thúc ca làm việc.

– Đơn vị chấm công: Là đơn vị tối thiểu để tính công cho nhân viên. Ví dụ một nhân viên làm là 5 giờ 10 phút và đơn vị chấm công là 15 phút thì thời gian làm sẽ là 5 tiếng, còn nếu làm 5 giờ 17 thì tính thời gian làm là 5 giờ 15 phút.

– Làm thêm theo đơn vị : Là đơn vị làm tròn của thời gian làm thêm, ví dụ 1 người làm thêm là 7 phút và đơn vị làm thêm là 5 phút thì thời gian làm thêm là 5 phút, còn nếu thời gian làm < phút thì thời gian làm thêm là 0.

– Tổng nghỉ giữa ca: là khoảng thời gian được tính bằng phút, bắt đầu từ thời gian kết thúc nửa ca đầu đến thời gian bắt đầu nửa ca sau.

– Làm thêm tối thiểu sau ca: là khoảng thời gian làm thêm sau ca tối thiểu để được tính làm thêm.

– Cộng nghỉ giữa ca vào thời gian làm: nếu check vào đây, phần mềm sẽ không trừ khoảng thời gian tổng nghỉ giữa ca của thời gian làm.

– Ra ngoài không bị trừ giờ: nếu bạn chọn mục này và chọn cặp vào ra là “tất cả các cặp vào ra” thì phần mềm sẽ không trừ khoảng thời gian ra/ vào trong thời gian làm, VD: bạn quẹt vào lúc 8h, ra lúc 9h, vào lúc 9h30 và ra lúc 17h, phần mềm sẽ không trừ khoảng thời gian từ 9h đến 9h30 vào thời gian làm việc ngày hôm đó.

Sau khi khai báo xong các thông tin, bấm Lưu để lưu ca làm việc bạn vừa khai báo.

2. Phân ca cho nhân viên

a. Đối với nhân viên làm 1 ca cố định trong tháng

– Khi bạn khai báo nhân viên trên phần mềm chấm công, trong thong tin khai báo đó có ca mặc định, bạn chọn ca mà nhân viên đó làm ( các ca đã khai báo trong phần khai báo ca)

– Đối với danh sách nhân viên tải từ file excel lên phần mềm, bạn vào bảng phân ca để chọn ca mặc định cho các nhân viên rồi lưu lại.

b. Đối với những nhân viên làm ca không có định trong tháng (thay đổi ca theo tuần hoặc theo tháng)

Bạn vào Bảng phân ca, trong đó bạn nhấn nút Excel để xuất mẫu phân ca ra file excel

Trong file excel đó, bạn điền mã ca mà bạn đã khai báo trong Khai báo ca vào file Excel

Sau đó, bạn vào bảng phân ca, kích chọn Nhập Excel, chọn tới file Excel vừa điên ca đó để tải vào phần mềm.

c. Phân ca theo lịch trình

Đối với những nhân viên làm ca có lịch trình cố định theo tuần, thì bạn có thể tạo 1 lịch trình rồi phân ca cho nhân viên đó.

Ví dụ, môt công ty làm từ thứ 2 tới thứ 6 làm giờ hành chính, thứ 7 chỉ làm buổi sang. Thì bạn khai báo 2 ca: ca hành chính và ca thứ 7. Sau đó, bạn cần khai báo 1 lịch trình. Để tao lịch trình, bạn vào Hệ thống -> Khai báo Lịch trình ca

Cửa số hiên lên, bạn chọn tạo mới, trong đó bạn điền: mã lịch trình, tên lịch, trình, chọn ca rồi nhấn Lưu

Sau khi tạo xong các lịch trình, bạn vào Quản lý -> Sắp xếp lịch trình ca

Trong cửa sổ vừa hiện, bạn tích chọn nhân viên, chọn lịch trình nhân viên đó làm rồi Lưu lại

Trên đây, mình đã hướng dẫn các bạn cách khai báo ca và phân ca cho nhân viên trên phân mềm chấm công

Tas erp net 2014.

Chúc các bạn khai báo thành công!

Tham khảo thêm:

Một số sản phẩm Máy chấm công: https://www.thietbichamcong.com.vn/may-cham-cong-van-tay.html

Hướng dẫn cách đăng kí và xóa người dùng trên thiết bị chấm công kiểm soát F18.