NHỮNG THẮC MẮC VỀ MÁY CHẤM CÔNG VÂN TAY PHẦN 2

Tiếp theo chủ đề  “Những thắc mắc về máy chấm công vân tay phần 1” thì hôm nay SmartID lại tiếp tục với phần 2 nhằm chia sẻ nhiều hơn nữa những thắc mắc mà người dùng hiện nay đang gặp phải khi sử dụng loại máy chấm công vân tay này. Thấu hiểu được tình hình chung là hiện nay mặc dù người dùng có mua máy chấm công ở bất kỳ đơn vị nào, đều được hứa hẹn là đảm bảo hỗ trợ ngay lập tức, dịch vụ cực kỳ tốt thế nhưng trong những sự cố thực tế thì không phải lúc nào người mua hàng cũng được hỗ trợ ngay. Thế thì việc chia sẻ những thông tin, những kiến thức để tăng thêm hành trang cho người dùng để khi xảy ra sự cố có thể tự xử lý được là điều cực kỳ ý nghĩa. Trong phần 2 này tôi sẽ chia sẻ đến quý vị 2 câu hỏi mà gần đây chúng tôi hay gặp nhất.

Câu hỏi 1: Máy chấm công vân tay có dễ bị lỗi không?

Trả lời: Khi sử dụng bất kỳ đồ điện tử nào thì tâm lý của người mua hàng rất sợ bị lỗi, bởi vì người dùng đa phần họ mua về để sử dụng là chính và ít hoặc không có mấy kiến thức về điện tử để có thể tự sửa chữa được, cho nên tâm lý chung là hay đi tìm những thương hiệu nổi tiếng, chất lượng nhằm gửi gắm niềm tin là mình sẽ mua được sản phẩm tốt, bền, không bị hư để mà dùng cho yên tâm.

Thế nhưng riêng về mặt hàng máy chấm công, cho dù bạn có mua loại tốt, đắt tiền của những thương hiệu nổi tiếng đi nữa thì việc bị hư là điều hoàn toàn có thể xảy ra, không sớm thì muộn. Tất nhiên với những tên tuổi nổi tiếng như ZKTeco, Ronald Jack, Virdi, Suprema, Soyal thì bạn có thể an tâm hơn bởi nó đã được chứng minh độ bền từ rất lâu rồi và điển hình là những sản phẩm này đã có mặt ở khắp nơi tại thị trường Việt Nam, và kể cả các dự án nước ngoài cũng đã có những sản phẩm này góp mặt.

Thế thì quay lại câu hỏi ban đầu là máy chấm công vân tay có dễ bị lỗi không? Với các mặt hàng điện tử thông dụng thì chúng ta mua để sử dụng riêng, và tất nhiên bạn sẽ rất kỹ lưỡng trong quá trình sử dụng nên thiết bị điện tử đó sẽ rất bền bỉ. Còn với máy chấm công vân tay, nó là vật công cộng của công ty, tổ chức trang bị để mọi người sử dụng chung, và những gì dùng chung sẽ không ai có ý thức bảo vệ nó và từ đó sản phẩm này tuổi thọ sẽ bị giảm nhanh hơn với các thiết bị điện tử khác. Người ta có câu CỦA BỀN DO NGƯỜI, một thiết bị điện tử dù có tốt, có bền đến đầu mà đưa vào môi trường sử dụng mà mọi người không có ý thức bảo quản thì cũng hư rất nhanh.

Đặc tính của chiếc máy chấm công vân tay là sử dụng điện 5v hoặc 12v, môi trường hoạt động là nhiệt độ bình thường, độ ẩm cho phép ~30% là tốt nhất, những điều kiện khắc nghiệt như nhiệt độ nóng ở các xưởng sản xuất, hay độ ẩm cao như ở xưởng chế biến thủy hải sản thì phải chọn những loại máy đặc biệt có tính năng chống được độ ẩm cao và nhiệt độ cao thì mới phù hợp. Và đó là lý do mà các văn phòng bây giờ dùng máy chấm công cực kỳ bền bởi môi trường điều hòa nhiệt độ rất tốt, ý thức mọi người ở văn phòng cũng sẽ tốt hơn và sạch sẽ hơn. Còn đối với các công trường xây dựng, các xưởng sản xuất bụi bặm nhiều thì máy chấm công sẽ dễ xuống cấp hơn bởi bụi bặm sẽ vào máy dẫn đến ảnh hưởng khả năng truyền điện của thiết bị và các vi mạch sẽ ảnh hưởng năng suất hoạt động, mặt khác nhiệt độ cao, độ ẩm không đảm bảo và ý thức con người kém cũng làm cho máy chấm công vân tay rất dễ bị hư hỏng.

Đó là với những lý do từ con người, còn lại thì một số những yếu tố ngoại cảnh khác như thiên tai, cháy nổ do điện không ổn định cũng là một lý do khiến do máy chấm công dễ bị hư hỏng, cách khắc phục là phải đảm bảo các thiết bị đảm bảo điện ổn định nhất và từ đó điện ổn định sẽ làm cho các thiết bị điện tử trong công ty bạn ổn định theo chứ không nói riêng gì máy chấm công.

Ngoài tất cả những  lý do trên thì một chiếc máy chấm công sẽ ít và gần như không có bị lỗi gì cả, vì máy chấm công bản chất chỉ là thiết bị nhận dạng vân tay để lưu thời gian làm việc thôi, cái quan trọng là cần phải chọn loại máy có bộ nhớ phù hợp với lượng người của công ty bạn để đảm bảo mọi người đều có thể lưu trữ được vào trong một chiếc máy là được. Nguyên lý hoạt động của máy chấm công vân tay là 24/24, mọi hành động tắt đột ngột cũng dễ làm cho máy chấm công dễ xảy ra lỗi, nên để đảm bảo tốt nhất thì máy chấm công nên được trang bị sẵn bộ lưu điện để đảm bảo trong mọi trường hợp máy chấm công vẫn được hoạt động liên tục.

Như vậy tóm lại máy chấm công vân tay có thể bị lỗi hay không cái chính là do cách người sử dụng, phần còn lại quyết định bởi uy tín của hãng sản xuất, quý vị có thể chọn những sản phẩm máy chấm công vân tay tin cậy và đã được chứng minh từ nhiều năm qua như ZKTeco, Ronald Jack, hiện tại 2 mã này được bày bán nhiều tại công ty TNHH SmartID, quý vị có thể liên hệ để hỏi thêm những thông tin chi tiết khác.

Câu hỏi 2: Máy chấm công vân tay sử dụng phần mềm quản lý tên gì?

Trả lời: Giống như máy chấm công khuôn mặt mà tôi đã chia sẻ ở nhiều bài trước, thì với máy chấm công vân tay cũng cần phải có một phần mềm chấm công để hỗ trợ quản lý. Phần mềm chấm công này nó là một chương trình chạy trên máy tính, có cơ sở dữ liệu dạng Access hoặc SQL tùy vào nhu cầu về số lượng người dùng cần quản lý. Nếu những công ty có ít nhân viên thì có thể dùng dạng Access là được, còn với dạng SQL thì thường dùng cho các công ty có lượng người dùng đông đút từ vài nghìn người trở lên.

Một số loại phần mềm chấm công hiện nay đa phần đã xử lý được hết các loại ca làm việc theo giờ hành chính đặc trưng tại Việt Nam, nhưng để hiểu và xử lý được các loại ca đặc biệt khác thì hiện tại chỉ có phần mềm chấm công Wise Eye on39 là xử lý được. Với một số loại ca như: Tăng ca đêm, tự động tìm ca phù hợp, tự động thay đổi ca làm việc cho nhiều nhóm khác nhau…thì không phải phần mềm nào cũng có thể hiểu và tính toán được.

Hiện tại khi quý vị mua máy chấm công vân tay tại công ty TNHH SmartID, chúng tôi sẽ cung cấp miễn phí phần mềm chấm công Wise Eye on39 chuyên nghiệp. Phần mềm này sẽ có một số tính năng cơ bản như sau:

Quản lý nhân sự mini: Đây là phần thông tin cơ bản nhất bao gồm họ tên, phòng ban, số ID, ngày sinh, ngày hết hạn hợp đồng…Cái quan trọng nhất trong phần này chính là họ tên và Số ID, bởi số ID khai báo ở đây phải đúng với số ID đăng ký vân tay trên máy chấm công thì khi dữ liệu từ máy chấm công tải về phần mềm này thì trên phần mềm mới hiểu được dấu vân tay đó là của người nào.

Khai báo các loại ca: Đây là phần người dùng phải khai báo giờ giấc theo từng loại ca riêng của công ty mình, chúng tôi đặc biệt để chế độ này cho  người dùng tùy ý vì hiện tại giờ giấc làm việc tại Việt Nam là cực kỳ lung tung, có những công ty bắt đầu làm từ 7h sáng những cũng có một số công ty làm từ 8h sáng cho nên việc cố định 1 giờ giấc chung là điều không thể. Kèm theo đó là nhiều chế độ tăng ca, chế độ nghỉ giữa giờ….

Khai báo phòng ban: Một công ty chắc chắn sẽ có nhiều phòng ban, nhiều bộ phận, ngoài những công ty văn phòng thì tất cả phải làm chung 1 múi giờ thì các công ty khác dạng nhà xưởng hay các công ty có nhiều loại ca thì những phòng ban này sẽ cực kỳ hữu ích bởi một số phòng ban làm việc ca này nhưng một số phòng ban lại làm việc ca khác, cho nên khi chia ra nhiều phòng ban cũng sẽ giúp cho việc quản lý theo dõi được dễ dàng hơn.

Báo cáo chấm công: Đây là tính năng mà cuối tháng nào bạn cũng phải dùng tới, phần mềm chấm công Wise Eye on39 sẽ có nhiều loại báo cáo khác nhau như báo cáo chấm công tháng, báo cáo đi trễ về sớm, báo cáo nghỉ phép, báo cáo thời gian vào ra…Những báo cáo này sẽ là căn cứ để tính lương cho nên đây gần như là tính năng quan trọng nhất trong phần mềm.

Như vậy tóm lại máy chấm công vân tay luôn có sẵn phần mềm quản lý đi kèm, hiện nay trên thị trường phần mềm quản lý chấm công thì cực kỳ nhiều, với phần mềm của hãng ZKTeco thì có tên là ZKTime.Net, với hãng Virdi thì là Unis, với hãng Soyal thì là Etergra…nhưng song song đó một số phần mềm do Việt Nam tự phát triển với giao diện thân thiện nhất là có Wise Eye on39 , Mitaco, Tas 2014…Nhưng chắc chắn một điều là khi bạn mua máy chấm công vân tay tại SmartID, chúng tôi sẽ tư vấn và cung cấp cho bạn những loại máy chấm công kèm phần mềm quản lý phù hợp nhất, đáp ứng được mọi yêu cầu về ca kíp làm việc.

SMARTID COMPANY