Tìm hiểu về quy trình chấm công tính lương trong doanh nghiệp

Chấm công và tính lương luôn là hai vấn đề quan trọng nhận được nhiều sự quan tâm của cả người lao động và chủ doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng một quy trình chấm công phù hợp, hiện đại sẽ giúp cho doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, người lao động cũng được bảo đảm quyền lợi của mình, thúc đẩy tinh thần và nâng cao chất lượng công việc hiệu quả.

quy trình chấm công khoa học
Một quy trình chấm công tính lương khoa học là cần thiết với mọi doanh nghiệp

Lợi ích khi thực hiện quy trình chấm công

Chấm công là một công việc nhỏ, không chiếm nhiều thời gian nhưng nó lại cực kỳ cần thiết và quan trọng. Khi thực hiện quy trình quản lý chấm công bài bản và khoa học sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau:

Quản lý nhân viên hiệu quả

Việc xây dựng một quy trình chấm công đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được kết quả chính xác về thời gian ra/vào, giảm thiểu chi phí, thời gian và nguồn lực cho vấn đề quản lý giờ làm của nhân viên như các phương pháp truyền thống. Nhất là rủi ro bị gian lận bởi nhân viên không trung thực.

Bên cạnh đó, thông qua quy trình chấm công này, hoạt động tổng hợp, báo cáo và trích xuất giờ làm của nhân viên được thực hiện với các bước đơn giản, tối ưu hóa quy trình tính tiền lương và tạo ra được một hệ thống chấm công liền mạch, liên tục và hiệu quả.

quy trình quản lý chấm công nhân viên hiệu quả
Hệ thống chấm công bài bản giúp tăng hiệu quả trong việc quản lý nhân viên

Tạo sự chuyên nghiệp

Dựa vào các quy định, chính sách chấm công hợp lý của công ty, nhân viên phải hiểu và tuân thủ theo. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tạo ra được một kế hoạch chấm công, quản lý nhân lực xuyên suốt và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quá trình hoạt động của nhân viên.

Vào mỗi kỳ (thông thường là theo tháng), doanh nghiệp sẽ tổng hợp số công của nhân viên để tiến hành tính tiền lương. Nếu quy trình chấm công không chuẩn thì kết quả chấm công sẽ không đúng và kéo theo nhiều hệ lụy như tốn thời gian xử lý, tạo cái nhìn không thiện cảm từ phía từ nhân viên về sự chuyên nghiệp của bộ phận nhân sự nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung.

Đảm bảo sự công bằng và quyền lợi cho nhân viên

Sự công bằng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Với quy trình chấm công tính lương chuyên nghiệp này, tất cả các dữ liệu về thời gian ra/vào, tăng ca hoặc nghỉ phép đều được hệ thống ghi nhớ lại một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Qua đó, người lao động sẽ được hưởng mức lương thưởng phù hợp. Một quy trình quản lý minh bạch sẽ giúp cho tinh thần của nhân viên được nâng cao và tăng sự tin cậy của cả người lao động và người sử dụng lao động.

hệ thống chấm công bài bản
Các dữ liệu ghi nhận giúp mang đến sự công bằng và minh bạch, hạn chế sự gian lận

Quy trình chấm công khoa học, đúng chuẩn

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách thức khác nhau về quy trình quản lý chấm công. Tuy nhiên, nhìn chung, một quy trình chuẩn sẽ bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tạo và lưu hồ sơ nhân viên

Đây là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng và cần thiết để nhà quản lý có thể tiến hành chấm công và tính lương cho nhân viên.

Người quản lý sẽ tạo và lưu hồ sơ nhân viên với đầy đủ các dữ liệu cá nhân bao gồm tên, tuổi, phòng ban, chức vụ,.. cùng các đặc điểm về chế độ lương thưởng đã cam kết trong hợp đồng hay các thông tin liên quan khác.

Bước 2: Tiến hành chấm công

Mỗi nhân viên sẽ được xác định giờ công của mình thông qua ghi nhận từ các sổ sách chấm công truyền thống hoặc các hệ thống phần mềm quản lý. Một số phương pháp chấm công hiện đại như chấm công bằng wifi nội bộ tổ chức, chấm công vân tay, thẻ từ, nhận dạng khuôn mặt,…

quản lý chấm công nhân viên dễ dàng
Nhân viên có thể dễ dàng chấm công bằng nhiều hình thức khác nhau

Bước 3: Tổng hợp, đối chiếu xác nhận số liệu chấm công

Phòng nhân sự sẽ thực hiện tổng hợp lại các phiếu chấm công và chứng từ liên quan để đối chiếu, xác định tính chính xác của hoạt động chấm công. Để giảm thiểu các vấn đề phát sinh gây gián đoạn trong quá trình tính lương, khi hoàn thành bảng tổng hợp số công, phòng nhân sự cần chuyển cho từng bộ phận để họ xác định tính chính xác giờ công của nhân viên đã thực hiện chấm công. Nếu có thắc mắc thì liên hệ trực tiếp để giải trình và xử lý ngay.

Bước 4: Giải quyết khiếu nại của nhân viên

Khi người lao động phát hiện giờ công bị thiếu thì cần làm giấy đề nghị xác định chấm công theo đúng quy định quản lý giờ công và gửi cho bộ phận nhân sự để họ xác nhận ghi chú.

Trong trường hợp phòng nhân sự kiểm tra và phát hiện giờ công không đúng theo quy chế của công ty thì phải mời cá nhân đó giải thích. Nếu lý do trình bày không phù hợp và vi phạm quy chế thì thực hiện xử lý theo quy định của công ty.

Bước 5: Lập bảng lương

Bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm tính tiền lương cho nhân viên thông qua các số liệu được cung cấp ở bước trên. Sau khi kế toán đã tính toán tổng lương và chi tiết tiền lương của mỗi người, bản báo cáo sẽ được chuyển đến cho kế toán trưởng để xét duyệt.

Bước 6: Xét duyệt bảng lương

Kế toán trưởng sẽ phê duyệt báo cáo khi tất cả các thông tin về số liệu đã được tính toán đầy đủ và chính xác. Sau đó, kế toán trưởng sẽ có trách nhiệm trình lên cho Ban Giám đốc để ký duyệt. Trong trường hợp không đồng ý hay phát hiện có sơ sót thì báo cáo sẽ được chuyển lại cho kế toán tính lương để chỉnh sửa kịp thời.

xét duyệt bảng lương cho nhân viên
Xét duyệt bảng lương trước khi trả tiền công cho nhân viên

Bước 7: Thực hiện viết phiếu chi

Tiếp theo quy trình chấm công tính lương, kế toán trưởng sẽ chuyển bảng lương đã xét duyệt cho kế toán tiền lương để họ thực hiện viết phiếu chi và tiến hành thanh toán tiền lương cho người lao động.

Bước 8: Trả lương cho nhân viên và xử lý tình huống phát sinh (nếu có)

Thủ quỹ hoặc kế toán tiền lương của doanh nghiệp sẽ thực hiện phân phát lương cho người lao đồng. Ngược lại, người lao động sẽ phản hồi xác nhận lại là đã nhận được tiền hay chưa. Trường hợp nếu có bất kỳ thắc mắc về tiền lương thì hai bên sẽ giải quyết và xử lý ngay tại thời điểm này.

Bước 9: Hoàn thiện và lưu hồ sơ

Khi đã thực hiện xong các bước trên và thanh toán đủ tiền lương cho người lao động, kế toán sẽ ghi chép sổ sách và lưu trữ lại tất cả hồ sơ cùng các chứng từ có liên quan như phiếu chi, phiếu thu, bảng chấm công, bảng thanh toán lương,…

Một số lưu ý trong quy trình chấm công

ghi chú tăng ca để trả lương cho nhân viên
Cần ghi chú lại giờ tăng ca của nhân viên để trả lương thưởng đúng

Sau đây là một số lưu ý cần thiết giúp tất cả nhân viên và người quản lý có thể thực hiện quy trình chấm công một cách hiệu quả nhất:

  • Đối với trường hợp tăng ca, phòng nhân sự cần kiểm tra công tăng ca của nhân viên đó có đúng với chính sách của công ty hay không. Đồng thời ghi chú lại để kế toán tiền lương xác định mức phụ cấp và thưởng tương ứng.
  • Doanh nghiệp cần phổ biến những quy định cụ thể cho nhân viên về hình thức, thời gian và số lần chấm công như thế nào trong một ngày để có thể đảm bảo được sự hiệu quả của hoạt động chấm công.
  • Thay vì chấm công bằng sổ sách như truyền thống, giờ đây các doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm hoặc thiết bị chấm công vào mô hình hoạt động của mình. Điều này sẽ giúp cho quy trình chấm công được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây, chúng tôi đã giúp các bạn có thêm thông tin hữu ích về quy trình chấm công đúng chuẩn tại doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hay cần lắp đặt thiết bị chấm công tận nơi, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua hotline 093 601 7939 để được hỗ trợ nhanh chóng.

Tag